Hinweise zur Datenverarbeitung bei Kanzlei LCKB:
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch die Kanzlei LCKB, Bismarckstr. 15, 64293 Darmstadt. Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir – soweit für die Durchführung der Amtstätigkeit erforderlich – folgende Informationen: Anrede, Vorname und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, gültige E-Mailadresse, Telefonnummer sowie ggf. Faxnummer und eine Kopie eines Ausweisdokuments. Abhängig von der Art der Amtstätigkeit benötigen wir weitere Angaben von Ihnen und etwaigen (zukünftigen) Vertragspartnern wie z.B. steuerliche Identifikationsnummer, Geburtsname, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand sowie Angaben zu etwaigen Eheschließungen und Kindern. Darüber hinaus erheben wir weitere Angaben zu Ihren persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen nur, soweit diese für die Erstellung von Ihrerseits gewünschten Dokumenten erforderlich sind.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten dazu, Sie zu identifizieren und Sie angemessen notariell beraten und die von Ihnen gewünschte Amtstätigkeit ordnungsgemäß ausführen zu können. Des Weiteren verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Korrespondenz mit Ihnen und um Ihnen unsere Kostenrechnungen zu übersenden. Außerdem sind die Daten erforderlich, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und mögliche Interessenskollisionen zu prüfen sowie um den Aufgaben im Rahmen der Geldwäscheprävention gerecht zu werden.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihren Auftrag und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. C Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen des Notars bei der Ausübung seiner Amtstätigkeit erforderlich. Die Datenverarbeitung ist zudem gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. E DSGVO zur Wahrnehmung von Aufgaben erforderlich, die dem Notar übertragen wurden und in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgen.
Wir übermitteln Ihre persönlichen Daten nicht an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken. Abhängig von der Art der Amtstätigkeit des Notars kann es zur Erfüllung der gesetzlichen Mitteilungspflichten des Notars erforderlich sein, dass Dokumente bzw. gesetzlich festgelegte personenbezogene Daten an einzelne Gerichte (z.B. das Nachlassgericht oder das Familiengericht), Behörden und öffentliche Register weitergegeben werden. Behördliche Empfänger solcher Daten sind z. B. das Bezirksamt (insbesondere die Standesämter, die Jugendämter oder das Stadtplanungsamt), das Finanzamt (Grunderwerbsteuerstelle oder die Erbschafts-/Schenkungssteuerstelle), das Grundbuchamt, die Senatsverwaltung (z.B. der Gutachterausschuss für Grundstückswerte) sowie das Amt zur Regelung offener Vermögensfragen. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten kann darüber hinaus z.B. an die folgenden Register gesetzlich vorgeschrieben sein: Handelsregister, Partnerschaftsregister, Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Zentrales Vorsorgeregister. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Gerichte und öffentliche Behörden auch dann weitergeben, soweit dies erforderlich ist, um unsere berechtigten Interessen zu wahren. Darüber hinaus kann eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Banken oder Verwalter von Wohnungseigentumsanlagen erforderlich sein. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten an andere Beteiligte oder deren Vertreter nur weitergeben, soweit es zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Amtstätigkeit erforderlich ist. Dritte dürfen die an sie weitergegebenen Daten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwenden. Das Notargeheimnis bleibt unberührt.
Um den Anforderungen des Datenschutzes zu entsprechen, setzt eine Kommunikation per E-Mail voraus, dass Sie diesem Versandweg ausdrücklich schriftlich zustimmen (Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Für die E-Mail-Kommunikation nutzen wir das Internet. Unverschlüsselt versandte E-Mail-Nachrichten sind hinsichtlich ihrer Sicherheit mit Postkarten vergleichbar, weil sie von Dritten eingesehen und verändert werden können. Eine sichere Kommunikation ist auf diesem Weg nicht möglich. Wir bieten Ihnen deshalb an, über ein verschlüsseltes System mit uns zu kommunizieren oder Schriftstücke verschlüsselt zu versenden. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie eine Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs bevorzugen.
Wir vernichten die notariellen Handakten (Nebenakten) in Papierform nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren, soweit nicht im Einzelfall von der gesetzlichen Verlängerungsmöglichkeit für die Aufbewahrung Gebrauch gemacht wird. Rechnungsunterlagen vernichten wir nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die in der Urkundenrolle, dem Erbvertragsverzeichnis sowie dem Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge enthaltenen Dokumente vernichten wir nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren. Die Dokumente, welche im Verwahrungsbuch, im Massenbuch, im Namensverzeichnis zum Massenbuch und der Anderkontenliste zu führen sind, vernichten wir nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Elektronisch gespeicherte Daten bewahren wir aufgrund der berufsrechtlichen Besonderheiten (insbesondere zur Sicherstellung der Einhaltung des notariellen Mitwirkungsverbots) auch über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus auf. Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen und Löschungsvorgänge bei den Gerichten, Behörden und Registern gelten andere gesetzliche Bestimmungen, die von diesen Stellen einzuhalten sind.
Sie haben das Recht, eine ggf. erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie haben zudem gem. Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten und auf einen Dritten übertragen zu lassen. Sie sind ferner nach Art 15 DSGVO berechtigt, Auskunft der bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen sowie nach Art. 16 DSGVO unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen. Unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 DSGVO besteht darüber hinaus ein Anspruch auf die Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Widerspruchsrecht: Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. lit. e DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info(at)kanzlei-bismarckstrasse.de
Sie können unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Dr. Frank Tykwer unter der Anschrift Cäcilienhöhe 173, 45657 Recklinghausen, E-Mail: rechtsanwalt(at)dr-tykwer.de erreichen.
Unsere stellvertretende Datenschutzbeauftragte Frau Katharina Stern erreichen Sie per E-Mail: rux(at)dsb-notare-aerzte.de
Ihnen steht ferner nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1 in 65189 Wiesbaden – zu
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